إدارة الوقت بشكل جيد هي سلسلة من المهارات التي نحتاجها من أجل الحصول على حياة مهنية ناجحة. تنظيم الوقت لا تجعل حياتنا أكثر إمتاعًا فحسب ، بل إنها تتركنا أيضًا بثروة دائمة من الحكمة.
تعد إدارة الوقت و تحديد قائمة المهام عنصرًا مهمًا جدًا في كل خطة عمل أو مشروع لديك. اعتمادًا على مجال عملك ، سيكون الوقت أيضًا أكبر تكلفة عليك.
لتجنب قضاء وقت غير ضروري، إذا كنت تتساءل كيف أنظم وقتي ، اقرأ هذه المقالة لمزيد من التفاصيل لتنظيم الوقت و مواضيع ذات صلة بـالإدارة الفعالة للوقت
أهمية الوقت
إدارة الوقت هي تنسيق المهام والأنشطة لزيادة فعالية جهود الفرد. بشكل أساسي ، تمكّن إدارة الوقت الأشخاص من إنجاز أعمال أكثر وأفضل في وقت أقل.
مفهوم الوقت
يمكن أن يؤدي تعلم فن استغلال الوقت إلى إحداث تأثير إيجابي ، لا سيما على حياتك المهنية – حيث يمتلئ معظمنا بإعطاء الوقت المناسب لكل مهمة. لذلك ، دعونا نلقي نظرة سريعة على الفوائد التي يقدمها:
– إدارة مهام أفضل
– زيادة الإنتاجية
– لا مستويات التوتر
– توازن أفضل بين العمل والحياة
على العكس من ذلك ، إذا كنت غير قادر على إدارة وقتك بشكل فعال ، فقد تواجه عواقب غير مرغوب فيها مثل:
– المواعيد النهائية الفائتة
– جودة العمل رديئة
– مستويات ضغط أعلى
– اختلال التوازن
– الإرهاق
هناك بعض الأشخاص الذين يبدو أن لديهم وقتًا كافيًا للقيام بكل ما يريدون بينما يقوم الآخرون دائمًا بالتبديل من مهمة إلى أخرى. هذا يعني ببساطة أن الشخص الذي يفعل كل ما يريده يستخدم وقته بشكل أكثر فعالية ويمارس مهارات إدارة الوقت الجيدة. مهارات إدارة الوقت هي مجموعة متنوعة من المهارات التي تساعد على إدارة الوقت جيدا.
كيف انظم وقتي في كافة جوانب الحياة
افعل القليل ولكن بأثر
ليس من الجيد أبدًا تناول أكثر مما يمكنك التعامل معه. أداء المتفوقين والأداء المتميزين في جميع أنحاء العالم أقل ولكن أفضل. عندما تحدد أولويات المهام ، فإنها تمنحك الوضوح والتوجيه بحيث يمكنك البدء في العمل على الأشياء ، استغلال الوقت ، وزيادة الإنتاجية.
في المرة القادمة التي تجد فيها صعوبة في كيفية تنظيم الوقت ، خذ نفسًا عميقًا وقم بمهمة واحدة ، وأكملها ، وابدأ أخرى دون إجهاد نفسك كثيرًا.
استيقظ مبكرًا: اجعل يومك أطول
كل منا يحصل على 24 ساعة في اليوم. على الرغم من أنه من غير الممكن تغيير عدد الساعات في اليوم ، إلا أنه يمكنك بالتأكيد محاولة الاستيقاظ مبكرًا قليلاً، تنظيم الوقت وجعل يومك أطول من غيره. من الناحية المثالية ، يحتاج جسمك إلى 6-8 ساعات من النوم للوصول إلى مستويات الطاقة المثلى لديك.
ابدأ بإعداد المنبه قبل 15 دقيقة من ذي قبل وقم بزيادة الإطار الزمني مع مرور الوقت. يمكنك استخدام هذا الوقت الإضافي لممارسة هواية أو التأمل أو تحديد الأولويات أو حتى ممارسة هواية. تدريجيًا ستزيد من إنتاجيتك اليومية ولن تكون إدارة الوقت مشكلة أبدًا.
ضع أهدافًا ذكية: لا تتمنى فحسب ، بل افعل ذلك
هل تعلم أن هناك طريقة صحيحة وخاطئة لتحديد الأهداف؟ عندما لا تجني أهدافك الفوائد ، يكون هناك شيء مفقود أو مفقود في نهجك. بينما إذا حددت الأهداف بالطريقة الصحيحة ، فقد تصل إنتاجيتك إلى السماء.
حدد الأهداف التي تكون S.M.A.R.T. – محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة زمنياً. ستضع هذه الأهداف بنية صلبة لحياتك العملية وتجهزك لما يخبئه لك اليوم.
اعثر على برنامج تتبع الوقت وقائمة المهام
من أسهل الطرق لتتبع كل دقيقة تقضيها هي استخدام برنامج لإدارة الوقت. تم تصميم برامج تتبع الوقت هذه لتعيين تقديرات الوقت وتتبع الوقت المستغرق في المهام والاحتفاظ بسجل لكل دقيقة تقضيها أثناء العمل في المهام.
على سبيل المثال ، إذا كنت تعمل في مشروع ، فيمكنك تعيين تقدير للوقت لكل مهمة ومهمة فرعية لإدارة وقتك بكفاءة. يمكنك تجربة برامج إدارة الوقت مثل ProofHub أو nTask أو Asana لإدارة مشاريعك ووقتك بكفاءة.
حافظ على فترات الصباح لأهم المهام
قال مارك توين ذات مرة: “كل ضفدعًا حيًا كل صباح ولن يحدث لك شيء أسوأ لبقية اليوم.” وجهة نظره هي معالجة أهم مهمة كأول شيء في الصباح. وإذا كان لديك ضفدعان أو أكثر لتأكلهما ، فتناول الأكبر أولاً.
إدارة الوقت وتحديد الأولويات يسيران جنبًا إلى جنب. لا يمكنك إدارة وقتك بفاعلية إلا عندما تعرف ما يفترض القيام به ومتى. الهدف هو القيام بمهمة صعبة أو تستغرق وقتًا طويلاً ، وإنجازها ، والتركيز على أشياء أخرى.
اكتشف منطقتك لتنظيم الوقت بشكل جيد
يجب أن تكون قد لاحظت أنه في أوقات محددة تكون مركزًا مثل النسر وأن إنتاجيتك ترتفع مثل أي شيء آخر. يحدث ذلك عندما يكون عقلك في وئام تام مع الظروف الخارجية. يسميها البعض “التدفق” بينما يشيرها الآخرون إلى “منطقتهم”.
يمكن أن يساهم اكتشاف التدفق أو المنطقة الخاصة بك بشكل مباشر في الاستخدام الصحيح لوقتك. يساعدك على الوصول إلى حالة وعي مثالية عندما تشعر وتقدم أفضل ما لديك.
منع الإلهاءات و أخرجهم من حياتك
تعد رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية ورسائل الوسائط الاجتماعية من أهم عوامل التشتيت الشائعة في مكان العمل. لدرجة أن ينتهي بك الأمر إلى إضاعة 759 ساعة كل عام بسبب الإلهاءات. كل ذلك بفضل عوامل الإلهاء هذه أن المهمة التي تتطلب 60 دقيقة تستغرق أكثر من 3 ساعات لإنجازها.
عندما تعمل على مهام ذات أولوية عالية في الوقت المحدد، ضع هذا الهاتف في الوضع الصامت وأوقف تشغيل البيانات. سينتهي بك الأمر إلى توفير الكثير من الوقت ورفع مستويات كفاءتك إلى مستوى أعلى.
افعل القليل ولكن بأثر
ليس من الجيد أبدًا تناول أكثر مما يمكنك التعامل معه. أداء المتفوقين والأداء المتميزين في جميع أنحاء العالم أقل ولكن أفضل. عندما تحدد أولويات المهام ، فإنها تمنحك الوضوح والتوجيه بحيث يمكنك البدء في العمل على الأشياء ، استغلال الوقت ، وزيادة الإنتاجية.
في المرة القادمة التي تجد فيها صعوبة في كيفية تنظيم الوقت ، خذ نفسًا عميقًا وقم بمهمة واحدة ، وأكملها ، وابدأ أخرى دون إجهاد نفسك كثيرًا.
لا تعدد المهام، الجودة تفوق الكمية
إذا كنت تفتخر بأنك تقوم بالكثير من المهام في وقت واحد ، فإليك خبرًا لك. يشير أحد الأبحاث إلى أن 2٪ فقط من الأشخاص يمكنهم القيام بمهام متعددة بفعالية. بالنسبة لنسبة 98٪ المتبقية من الأشخاص ، فإن تعدد المهام يهدر وقتهم ويقلل من إنتاجيتهم الإجمالية في الحياة.
بدلاً من تقسيم انتباهك إلى ثلاثة أشياء مختلفة ، من الأفضل التركيز كليًا على شيء واحد والتعجب منه. لجعلها أكثر فاعلية ، حاول تنظيم الوقت عليهم. يشير إلى فعل تخصيص إطار زمني لكل مهمة مما يؤدي في المقابل إلى زيادة احتمالية إتمامها بنجاح.
خذ فترات راحة صغيرة بشكل متكرر وجدد نشاطك
قد يبدو الأمر غير منطقي ولكن الاستراحات هي إحدى استراتيجيات إدارة استغلال الوقت الفعالة. كيف؟ لنفترض سيناريوهين. في السيناريو الأول ، تصور أحد أعضاء الفريق يعمل في مهمة لمدة 5-7 ساعات متتالية. ويعمل عضو آخر في الفريق على نفس المهمة مع فترات راحة صغيرة متكررة. من برأيك يستغل وقته بشكل فعال؟ بالطبع ، في وقت لاحق.
لا تتعلق الإدارة الذكية للوقت دائمًا بفعل شيء أو بآخر. كما يؤكد أيضًا على حقيقة أن فترات الراحة الصغيرة بعد ساعة أو نحو ذلك يمكن أن تنقل إنتاجيتك إلى مستوى آخر.
ابحث عن الإلهام: الاقتباسات ومقاطع الفيديو والكتب الصوتية
قد يكون اتباع قائمة مهام أو نمط معين أمرًا مملًا. من الصعب التركيز في العمل عندما لا يكون لديك الدافع الكامل داخلك. بدلًا من إضاعة ذلك الوقت في القيام بشيء غير منتج ، استخدمه لإلهام نفسك.
نحن على دراية بظاهرة التسويف التي لا تفعل فيها شيئًا على الإطلاق أو تنخرط في أنشطة غير مجدية. يحصل المماطلون المزمنون على قدر غير عادي من وضع الأشياء المهمة في وقت لاحق وعندما يكون الوقت قد فات ، يبدأون في الذعر. لا تدع التسويف يسيطر على حياتك ويجعلها جزءًا من نمط حياتك.
أفضل طريقة للتعامل مع التسويف هي تقسيم عملك إلى عدد من المهام. فهو لا يجعل الأمر قابلاً للتنفيذ فحسب ، بل يمنحك أيضًا نقطة انطلاق لبدء العمل. حاول أيضًا عمل جداول زمنية مفصلة تعطيك فكرة دقيقة عن المواعيد النهائية.
عندما تحيط نفسك بأشخاص يتخذون إجراءات ويسحقون الأهداف على الفور ، فإنك تتشرب تلقائيًا مثل هذه العادات وتصبح أكثر استباقية في العمل.
نم 7-8 ساعات على الأقل
النوم عامل ضار يمكن أن يؤثر على العديد من الأشياء إيجابًا وسلبًا. عندما تحصل على نوم عميق لمدة ست إلى ثماني ساعات ، فلن تشعر فقط بالانتعاش والتجدد ، بل إنه يساهم أيضًا في نمط حياة صحي. على العكس من ذلك ، عندما لا تحصل على قسط كافٍ من النوم ، فإنك تزيد أيضًا من مخاطر الإصابة بالأمراض مثل السكري وانقطاع النفس الانسدادي النومي والسمنة والمزيد.
يتخذ العقل والجسم البشري قرارات أفضل ويؤديان أكثر كفاءة عندما يكونان في راحة جيدة. يمكنك أن تقرر بسرعة ما يجب القيام به ومتى وكيف. ضع جدولًا لنومك والتزم به كل يوم.
حاول الذهاب للنوم والاستيقاظ في نفس الوقت. هناك العديد من التطبيقات مثل Calm و Sleep Cycle التي تتعقب أنماط نومك وتساعدك على الحصول على نوم عميق وتوقظك كشخص أكثر تركيزًا.
اجمع المهام المتشابهة معًا
يمكن للأشياء الصغيرة مثل تجميع المهام المتشابهة أن توفر لك أيضًا قدرًا كبيرًا من الوقت. نعلم جميعًا أن المهام المختلفة تتطلب أنواعًا مختلفة من التفكير والترتيب. بدلاً من التنقل من مهمة إلى أخرى بلا تفكير ، سيكون من الذكاء تجميعها معًا.
على سبيل المثال ، يمكنك تخصيص وقت محدد للرد على رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية المهمة بدلاً من إجرائها بين الحين والآخر على مدار اليوم.
يساعدك على تحديد أولويات عملك ووقتك بطريقة منظمة. أيضًا ، عندما تعمل على مهام ذات صلة ، فإنك تسمح لعقلك بالتركيز بشكل أفضل وإنجازها بسرعة من قائمتك. يمكنك توفير الكثير من الوقت والجهد في إدارة المهام والأحداث المتكررة مسبقًا.
تتبع وقتك
عليك أن تعرف كيف وأين تقضي كل ساعة في العمل لتنظيم الوقت بشكل أفضل. ابدأ بتتبع وقتك إما يدويًا أو باستخدام أداة تتبع الوقت. الأشخاص الذين يحبون تتبع الأشياء التي يقومون بها عادة ما يكونون مركزين ومنتجين ومنظمين.
إنهم لا يراقبون ويتتبعون أوقات عملهم فحسب ، بل يدركون أيضًا عدد الأنشطة التي يؤدونها والمهام والمشاريع التي يتعاملون معها والعملاء الذين يعملون من أجلهم.
